Einzelne Aufgaben delegieren? Oder besser, die gesamte Entscheidungskompetenz vereinbaren!

Empowerment = Kompetenz + Klarheit

Zur Klarheit gehört das “richtige Delegieren”. Es gibt zahlreiche Untersuchungen und gute Beschreibungen, wie einzelne Aufgaben delegiert werden können. Modelle, Stufen und Handlungsempfehlungen.

Die Entscheidungskompetenz zu delegieren ist ein wesentlicher weiterer Schritt hin zu selbstbestimmter Arbeit. Wie kann es uns gelingen, die gesamte Entscheidungskompetenz mit einem Mitarbeiter oder einem Team effektiv zu vereinbaren, damit sie jede künftige Einzelaufgabe im Sinne des Unternehmens erfüllen können?

Dafür habe ich den hier beschriebenen Ansatz entwickelt. Wir wenden ihn seit 2016 in meinen Einheiten an und schulen in unseren “Next Level Leadership”-Trainings.

Aber zuerst erkläre ich die Grundlagen – wenn Sie sie kennen, springen Sie direkt zu meinem Ansatz.

Einzelaufgaben vs. Entscheidungskompetenz

Delegieren wir Einzelaufgaben, übertragen wir (bestenfalls explizit) die damit verbundene Entscheidungskompetenz. Sobald die Aufgabe erledigt ist, wird die Entscheidungskompetenz entzogen oder muss mit einer anderen Aufgabe wieder delegiert werden.

Wenn wir hingegen Entscheidungskompetenz delegieren, ergeben sich daraus verschiedene Einzelaufgaben. Wenn diese abgeschlossen sind, stehen wir nicht wieder am Anfang. In jeder künftigen Situation kann der Mitarbeiter/ das Team die vereinbarte Entscheidungskompetenz nutzen, um daraus Aufgaben im Sinne des Unternehmens abzuleiten.

Grundlagen des Delegierens einer Entscheidungskompetenz

Delegation Poker ist eine bewährte Praktik (Management 3.0), die 7 Delegationsebenen aus der Sicht des „Chefs“ definiert. Die ersten 3 Ebenen sind dabei kein Delegieren im engeren Sinne:

TELL = der Chef sagt, was zu tun ist.
SELL = der Chef erklärt seine Entscheidung.
CONSULT = der Chef sammelt Meinungen und entscheidet dann.

Nun beginnt die Meinung des Mitarbeiters/des Teams eine entscheidende Rolle zu spielen:

AGREE = die Entscheidung wird nur getroffen, wenn beide Seiten zustimmen.
ADVISE = der Mitarbeiter/das Team lässt sich vom „Chef“ beraten, entscheidet aber selbst (eventuell anders als der Chef beraten hat).
INFORM = der Mitarbeiter/das Team entscheidet und informiert dann den „Chef“
DELEGATE = der Mitarbeiter/das Team entscheidet. Der „Chef“ braucht nicht zu wissen, wie.

Kleine Kärtchen mit den Bezeichnungen der Ebenen können von den Parteien gewählt und gleichzeitig gezeigt werden, um die Ebene zu besprechen und zu vereinbaren.

Mehrere Entscheidungen: Delegation Board

Delegation Board ist eine Tabelle, in der relevante Einzelentscheidungen aufgelistet sind und für jede Einzelentscheidung eine Delegationsebene (TELL, SELL, CONSULT, AGREE, ADVISE, INFORM, DELEGATE) angegeben ist.

Der Mehrwert liegt nicht nur in der übersichtlichen Darstellung. Schon die Auflistung der Einzelentscheidungen zeigt, wie „hierarchisch“ die Organisation geprägt ist.
Stehen enge Budgetgrenzen, Themen wie Urlaubsgenehmigungen oder Anschaffung von Computerausrüstung, sogar Mobiltelefonen im Mittelpunkt, hat das Unternehmen noch einen sehr weiten Weg vor sich.

Fortschrittliche Unternehmen diskutieren lieber im Team über Neueinstellungen, Verhandlungen mit Kunden, Investitionen in Neues, Experimente und Lernen. Die „einfachen“ Dinge werden dort längst in Eigenverantwortung erledigt.

Doch wie kann man die Entscheidungskompetenz effektiv diskutieren und so vereinbaren, dass ein Lernprozess und stetige Verbesserung daraus resultieren?

Mein „Befreiungsverfahren“: Entscheidungskompetenz vereinbaren

Nutzen Sie ein Whiteboard und mittelgroße Post-Its.

1. Entwickeln Sie eine Liste der relevanten Entscheidungsarten.

  • Stilles Brainstorming. Jeder Teilnehmer notiert die relevanten Entscheidungsarten auf Post-Its (ein Thema pro Post-It).
  • Alle gemeinsam gruppieren die Post-Its und entfernen Duplikate.
  • Bei mehr als 10 Entscheidungsarten vergeben Sie Punkte, so dass die Entscheidungsarten mit den wenigsten Punkten in das „Backlog“ für das nächste Teammeeting verschoben werden.
  • Hängen Sie die gewählten Post-Its an das Whiteboard untereinander auf oder schreiben Sie die Entscheidungsarten ab, so dass diese die erste Spalte einer Tabelle bilden (siehe Bild).
  • Weitere Spalten der Tabelle bilden die 7 Delegationsebenen (SELL…INFORM).

Ab jetzt fängt die Magie an.

2. Der Mitarbeiter/das Team markiert farblich – Blau – 2 Datenpunkte pro Zeile der Tabelle und zieht einen blauen Pfeil dazwischen. Der Startpunkt ist dort, wo der aktuelle Stand gesehen wird (eine Stufe des Degelation Poker), der Endpunkt dort, wo diese Entscheidungsart sein sollte.

3. Nun macht der „Chef“ dasselbe mit der Farbe Rot, 2 Datenpunkte (Ist und Soll) mit einem roten Pfeil dazwischen.

Für sehr genaue Leser: ja, wenn beide Datenpunkte an der gleichen Position sind, wird kein Pfeil benötigt 😉

4. Die Parteien diskutieren die Unterschiede. Achtung: wenn der Ist-Stand von „Chef“ und Mitarbeiter unterschiedlich gesehen wird, entstehen besonders wertvolle Erkenntnisse.

5. Die Parteien einigen sich auf eine Delegationsebene pro Entscheidungsart/Zeile in der Tabelle und markieren das Vereinbarte mit einem schwarzen Kreuz. Wenn Einschätzungsunterschiede im Schritt 4 intensiv diskutiert und gut verstanden wurden, fällt diese Festlegung leicht.

Die so erreichte Vereinbarung sollte öffentlich gemacht, nach einigen Monaten überprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden.

Entscheidungskompetenz und „Next Level Leadership“

Entscheidungskompetenz lässt sich am besten in einem Umfeld mit adäquaten Zielsystemen, gutartiger Incentivierung und agiler Führung leben, einem Umfeld der Business-Agility, welches Innovationen und Motivation der Mitarbeiter fördert. Auf diese Themen konzentrieren wir uns bei der onsite Academy – informieren Sie sich über unsere einzigartigen „Next Level Leadership“-Trainingskurse. Manche davon habe ich selbst entwickelt.